Посольство України в Японії

Посольство України в Японії розташоване за адресою: 3-5-31, Ніші-Адзабу, район Мінато, м. Токіо, 106-0031, Японія. Прийом громадян здійснюється виключно за попереднім записом через електронну чергу.

Посольство України в Японії очолює Надзвичайний і Повноважний Посол пан Юрій Лутовінов, який обіймає цю посаду з липня 2025 року.

Запис здійснюється онлайн через систему «е-Консул» за посиланням id.e-consul.gov.ua. Ідентифікація в системі відбувається через ID.GOV.UA — за допомогою BankID, Дія.Підпис або кваліфікованого електронного підпису. Прийти без попереднього запису неможливо, крім форс-мажорних ситуацій (втрата чи викрадення паспортного документа).

Прийом громадян здійснюється в понеділок, вівторок, четвер і п'ятницю з 9:00 до 13:00, а в середу — з 14:00 до 18:00. У вихідні та святкові дні Посольство не приймає відвідувачів.

Консульський збір сплачується безготівково — у зручному для заявника відділенні банку або через банкомат за реквізитами, які Посольство надає після підтвердження запису через «е-Консул». Оплата готівкою в приміщенні Посольства не приймається.

Оскільки виготовлення паспорта відбувається в Україні, з урахуванням пересилання документації термін очікування може становити три місяці й більше. Після готовності документа заявника повідомляють, і він може забрати паспорт особисто або замовити платну доставку кур'єрською службою DHL.

Ні. Оформлення внутрішнього паспорта громадянина України у вигляді ID-картки не належить до компетенції Посольства — цим займається Державна міграційна служба України та її представництва на території Японії, якщо такі є.

Перед зверненням за паспортними та деякими іншими консульськими послугами чоловікам призовного віку потрібно мати актуальні відомості у застосунку «Резерв+» (е-ВОД), окрім випадків, передбачених винятками законодавства — наприклад, оформлення документа для екстреного повернення в Україну.

Знадобляться паспортний документ заявника, оригінал документа щодо довіреності, повні дані довіреної особи та чіткий опис повноважень, а також квитанція про сплату консульського збору. Нотаріальна дія вчиняється лише за особистої присутності заявника — оформлення через третіх осіб неможливе.

Потрібно звернутися до консульського відділу з документом медичного закладу про народження дитини, паспортними документами батьків і свідоцтвом про шлюб (якщо батьки перебувають у шлюбі) або спільною заявою батьків (якщо шлюб не зареєстрований). Реєстрація народження та видача первинного свідоцтва здійснюються без стягнення консульського збору.

Місцеві органи реєстрації Японії, як правило, вимагають від громадянина (громадянки) України документ про відсутність перешкод для укладення шлюбу. Для його отримання потрібно особисто звернутися до консульського відділу, записавшись через «е-Консул», підготувати необхідні документи та засвідчити підпис нотаріально.

Документ про укладення шлюбу потрібно легалізувати штампом Апостиль у Міністерстві закордонних справ Японії, після чого виконати нотаріально засвідчений переклад українською мовою та подати до органів реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання в Україні.

У разі втрати чи викрадення паспортного документа, а також в інших форс-мажорних ситуаціях консульський відділ може прийняти заявника поза попереднім записом. Спершу варто звернутися до місцевої поліції для отримання довідки про подію, а потім — до Посольства для оформлення необхідних документів.